Hat man das Deckblatt erstellt und einen Abschnittsumbruch eingefügt beginnt man meist mit der Erstellung eines groben Inhaltsverzeichnis bzw. der Gliederung der Bachelor- und Masterarbeit. Dafür empfiehlt es sich bereits die Formatvorlagen zu verwenden und die Überschriften auch als Überschriften zu formatieren. Dies hat den großen Vorteil, dass ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt wird und man im Textteil bereits unter jeder Überschrift Textnotizen machen kann, ohne das die Übersichtlichkeit verloren geht.
Definition von Formatvorlagen
Formatvorlagen dienen dazu, dass bestimmte immer wiederkehrende Textelemente im gleichen Format dargestellt werden können. Außerdem können Überschriften von anderen Textelementen unterschieden werden, sodass ein automatisches Inhaltsverzeichnis generiert wird. Das heißt, für jedes Textelement, das eine andere Formatierung benötigt sollte eine Formatvorlage definiert werden. Die häufigsten Textelemente sind: Überschriften 1 bis n (Abhängig von benötigten Untergliederungen), Text, Beschriftung (von Abbildungen), Zitate und weitere siehe nachfolgenden Screenshot.
- Formatvorlagen Word 2010
Die Arbeit die einzelnen Formatvorlagen einzustellen ist anfangs etwas mühselig lohnt sich aber in jedem Fall, da im Nachgang einem viel Zeit erspart wird. Zur Erstellung einer individuellen Formatvorlage kann wie folgt vorgegangen werden:
Zuerst stellt man ein, in welcher Schriftart und Schriftgröße der Textteil geschrieben werden soll. Man schreibt einfach einen Satz in das Worddokument, formatiert ihn nach den eigenen Vorgaben und speichert dann die Einstellung als neue Schnellformatvorlage „Text“ ab, indem man den Satz markiert, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufruft und dann unter Formatvorlagen die Option „Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern…“ auswählt.
- Schnellformatvorlage erstellen und speichern
Erzeugung einer Gliederung und eines automatischen Inhaltsverzeichnisses
Nachdem die Formatvorlage für den Textteil definiert wurde, können die Formatvorlagen für die verschiedenen Überschriftsebenen erstellt werden. Die Vorgehensweise ist ähnlich, jedoch müssen zusätzlich die Überschriften noch als „Überschrift“ definiert werden, damit das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt werden kann und eine Nummerierung festgelegt werden.
Nachfolgend soll eine Schritt für Schritt Anleitung erklären, wie eine Gliederung und ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt werden kann.
Zuerst sollte man sich überlegen, wieviele Überschriftsebenen man benötigt. Aus meiner Erfahrung sind maximal 6 Ebenen (von 1 bis 1.1.1.1.1.1) sinnvoll, ansonsten leidet die Übersichtlichkeit. Zur Formatierung der Überschriftsebenen wird in Word das Fenster Formatvorlagen aufgerufen, indem in Reiter Start bei „Formatvorlagen ändern“ auf den kleinen grauen Pfeil rechts unterhalb gedrückt wird (Tastenkombination: Strg+Alt+Umschalt+S).
- Formatvorlage erstellen
Um die Auswirkungen der Formatierung sofort zu sehen empfehle ich in das Word Dokument Überschrift 1, Überschrift 2, etc. als Text untereinander zu schreiben. Anschließend wird der Text „Überschrift 1“ markiert und durch klick auf die Formatvorlage Überschrift 1 dieser zugewiesen. Dies sollte für alle untereinander geschriebenen Überschriften durchgeführt werden. Weitere Überschriftsformatvorlagen (standardmäßig gibt es Überschrift 1 und Überschrift 2) werden automatisch kreiert, wenn man auf die letzte vorhande Überschrifts Formatvorlage klickt (zuerst Überschrift 2 dann 3 etc.).
Danach kann die Formatvorlage „Überschrift 1“ individuell formatiert werden, indem im Fenster Formatvorlage „Überschrift 1“ mit Rechtsklick „Ändern…“ aufgerufen wird. Im neu erscheinen Fenster kann die Schriftart, Schriftgröße und -farbe sowie über den Button „Format“ Absätze etc. eingestellt werden.
- Formatvorlage ändern
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Hat man für jede Überschriftsebene die richtige Formatierung gewählt fehlt nur noch mehr die Nummerierung für jede Gliederungsebene. Dazu wird im Reiter Start auf „Liste mit mehreren Ebenen“ klicken (nicht auf den Button Nummerierung) und aus der Listenbibliothek die entsprechende Gliederungsvorlage ausgewählt.
- Gliederung festlegen
Dadurch erhält jede Überschrift eine Nummerierung. Wird nun eine neue Überschrift erzeugt, kann über die Schnellformatvorlagen die entsprechende Überschrift (1 bis n) zugewiesen werden, sodass die Formatierung und die Nummerierung automatisch für die Überschrift übernommen wird.
- Zuweisen einer Überschrift Formatvorlage
Im nächsten Schritt kann ein automatisch erzeugtes Inhaltsverzeichnis eingefügt werden. Unter dem Reiter Verweise kann über Inhaltsverzeichnis ein „Inhaltsverzeichnis einfügen…“
- Automatisches Inhaltsverzeichnis einfügen
Das Inhaltsverzeichnis kann im erscheinenden Fenster dann ebenfalls formatiert werden. Zum einen muss man beachten, dass alle Ebenen (Überschriftsebenen) angezeigt werden (standardmäßig sind hier 3 Ebenen ausgewählt). Die Anzahl der Ebenen sollte auf die Anzahl der Überschriftsebenen angepasst werden. Über den Button Ändern kann dann für die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses vorgenommen werden (Schriftart, Schriftgröße und Absätze des Inhaltsverzeichnisses).
- Inhaltsverzeichnis formatieren
Im nächsten Kapitel wird erklärt wie die Kapitelüberschriften und Kapitelnummern automatisch in der Kopfzeile angezeigt werden:
3. Einfügen der Kopfzeile mit Kapitelnummer und Kapitelüberschrift
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